Eksote kehittää toimintaansa positiivisten asioiden kautta. Hyvä toiminta haluttiin kerätä ja analysoida. Kun valmista järjestelmää ei ollut, se luotiin itse. Syntyi Posipro. Nyt Posipro-ilmoituksia tehtailee koko Eksoten henkilökunta – siis muutkin kuin ensihoito.
Vuonna 2018 Eksotessa herättiin pohtimaan, miten tovin käytössä olleesta Learning from Excellence (LfE) -järjestelmästä saataisiin enemmän hyötyä irti. LfE -ilmoituksia tehtiin ja vastaanotettiin, mutta ne eivät tuntuneet johtavan mihinkään. Eksoten ensihoidon toimintayksikön esimies Kati Saarikivi ja Akuuttisairaalan potilasturvallisuuskoordinaattori Petteri Alavahtola koettivat jaotella ja analysoida onnistumisilmoituksia omin keinoin, mutta se oli vaivalloista. Aihetta hetken pyöriteltyään Alavahtola ja Saarikivi saivat idean uudesta järjestelmästä. He ottivat yhteyttä HaiPron tuottaja Awaniciin, jonka teknisellä avustuksella kehitettiin uusi järjestelmä: PosiPro.
Pääasiassa tehtävillä onnistutaan
PosiPro on onnistumisista oppimisen ilmoitus- ja raportointiohjelmisto. Sen ajatuksena on positiivisempi lähestyminen kehittymiseen ja oppimiseen (Patient Safety II-näkemys). Joka kymmenes potilas kokee hoidon aikana haittatapahtuman, mutta 90 prosentissa tapauksista hoito onnistuu ilman haittatapahtumaa. ”Herkästi jäämme vellomaan negatiivisuuteen. Valtaosinhan asiat ovat hyvin, eikä sitä meinata huomata. Onnistumisista nimenomaan kannattaa ottaa oppia, jo ennen kuin jokin virhe tapahtuu”, huomauttaa Alavahtola. PosiPro ei korvaa tai syrjäytä perinteistä HaiProa, vaan järjestelmät toimivat rinnakkain.
Kiinnostusta myös muualta
PosiPron pilottiversio otettiin käyttöön ensimmäisenä Eksoten ensihoidossa heinäkuussa 2020. Nyt ohjelma kattaa jo koko Eksoten. Onnistumisista ilmoitellaan niin ensihoidossa, vuodeosastoilla kuin sosiaalipalveluissakin. Ohjelma on otettu käyttöön myös muilla alueilla. ”Uteliaita kyselyjä on tullut useammaltakin sairaanhoitopiiriltä”, Saarikivi iloitsee.
Ilmoitus helpoksi
Jotta onnistumisista voitaisiin oppia, täytyy työntekijöiden tunnistaa ne ja laatia onnistumisilmoituksia. PosiPro-ilmoitusten tekeminen on pyritty tekemään mahdollisimman helpoksi. Sekä HaiPro- että PosiPro-ilmoitukset saa Eksotessa tehtyä yksikön tietokoneella, eikä ilmoitukseen tarvitse jaaritella ylimääräistä.
Ilmoituksen voi tehdä mistä tahansa onnistuneesta tapahtumasta. Usein ilmoitukset käsittelevät esimerkiksi onnistunutta vuorovaikutusta, hyvää asennetta, joustamista ja hyvää pelisilmää. ”Paljon tulee myös ilmoituksia, joiden tarkoitus on lähinnä kiittää työkaveria. Sekin on tosi hyvä juttu, sillä homma on toiminut ja palautteen anto tekee arkipäivän onnistumisista näkyvää myös esimiehille”, Alavahtola kertoo. ”Ilmoituksista saadaan kylmää faktaa onnistumisista”, Saarikivi sanoo ja jatkaa: ”Aiemmin emme ole saaneet mitään tilastotietoa onnistumisista. Missä asioissa on onnistuttu, ja mihin se on johtanut.” Järjestelmä lähettää onnistumisilmoituksen automaattisesti kaikille osallisille.
Ilmoitukset luokitellaan ja analysoidaan
Tehdyt ilmoitukset tulevat käsiteltäviksi yleensä yksikön esimiehille. Tässä kohtaa Saarikiven ja Alavahtolan mukaan tulee esiin PosiPron tärkein ominaisuus: ilmoitusten luokittelu ja käsittely. Käsittelijä analysoi ilmoituksen sisältöä ja määrittelee oppimismatriisin avulla, kuinka tärkeää ilmoituksesta on ottaa opiksi. Käsittelyn avulla onnistumisiin johtaneita tekijöitä ja niiden seurauksia voidaan analysoida ja seurata aihepiireittäin jälkikäteen. Ilmoitusten käsittelyn avulla saadaan tietoa esimerkiksi koulutustarpeesta, minkä avulla hyviä toimintatapoja voidaan vakioida myös yli yksikkörajojen.
Työhyvinvointi paranee
PosiPron käyttöönottamisen kenties suurin saavutus koskee työhyvinvointia: ilmoittelun on huomattu lisäävän positiivista ajattelua, tukevan kollegiaalisuutta sekä lisäävän niin työyksikön sisäistä kuin myös työyksiköiden välistä yhteishenkeä. Ilmoitukset ovat suora väylä toiminnan kehittämiseen, asiakas- ja potilasturvallisuuden parantamiseen ja työturvallisuuden hiomiseen. PosiPro-ilmoitusten myötä on lanseerattu uusia toimintatapoja ja sujuvoitettu hoitoprosesseja.
Erityisosaamisen jäljille
Eräs ilmoitus johti ensihoitajien erityisosaamisten kartoittamiseen. Erityisosaamisten tunnistamisen myötä ensihoitajien kielitaitoa, ATK-taitoja, uä-osaamista ja kätilötaustaa on päästy hyödyntämään tehokkaammin, työntekijöiden luvalla tietenkin. Ensihoitajat ovat muun muassa pitäneet koulutuksia oman erikoisosaamisensa pohjalta koko työyhteisölle ja tulkanneet puhelimessa venäjästä suomeksi. Tulkkipalvelukin toki on käytössä, mutta haastattelun on todettu etenevän sujuvammin, kun tulkkaaja on itsekin ensihoitaja.
Asiaa pidettävä pinnalla
Asian pinnalla pitäminen on huomattu olennaiseksi, jotta onnistumisilmoituksia muistetaan tehdä jatkossakin. ”Ilmoitukset pitää oikeasti käydä läpi yksikön kesken, mielellään viikoittain”, Saarikivi sanoo. Eksotessa ilmoitukset jaetaan yleensä viikkotiedotteen yhteydessä koko toimintayksikölle. Henkilöstö on ottanut uuden työkalun hyvin vastaan ja ilmoituksia onkin tehty tähän mennessä noin 800 kappaletta.
Kati Saarikiven ja Petteri Alavahtolan kova puurtaminen PosiPron kehittämiseksi palkittiin sosiaali- ja terveysalan turvallisuuspalkinnolla.
PosiPro-ilmoituksia Eksotesta
Missä onnistuttiin: ”Töissä olleella vuorolla ei juurikaan ollut kokemuksia Oxylog 3000 -laitteen käytöstä. Vuorossa hoksattiin hyödyntää loistava tilaisuus, kun kysyttiin toimistopäivällä olevalta kenttäjohtajalta perehdytystä laitteeseen. Koulutus järjestyi heti ja se oli erittäin laadukas. Perehdytyksen myötä ensihoitajilla on nyt suurempi varmuus Oxylogin hyödyntämisestä NIV-hoidossa.”
Mitä opittiin: Ilmoituksen myötä koko ensihoidon henkilöstö suoritti koulutuspäivissä laiteajokortin Oxylog 3000 -respiraattorista.
Missä onnistuttiin: ”Opiskelijan ohjaajat olivat koko harjoittelujakson ajan intensiivisesti ja väsymättömästi ohjanneet aloittelevaa ensihoitajaa. Opiskelija oli ollut hyvin epävarma, onko ensihoitotyö hänen ”juttunsa”, mutta harjoittelujakson aikana hänelle oli valjennut, että tätä työtä hän nimenomaan haluaa tehdä. Tähän oli suuresti vaikuttanut ohjaajien asenne ja osaaminen niin ensihoitotyötä kuin opiskelijan ohjausta kohtaan. Harjoittelupaikkana opiskelija aikoo suositella alueen ensihoitoyksikköä kaikille ensihoitajaopiskelijoille.”
Mitä voitaisiin oppia: ”Opiskelijoiden ohjausta voitaisiin kohdentaa niille, ketkä sitä todella haluavat ja osaavat tehdä. Ensihoitoyksikön sijainti tai tehtävämäärä ei ole aina se kriteeri, millä määritellään hyvä harjoittelupaikka.”
Missä onnistuttiin: ”Ensihoitoyksikkö oli henkisesti kuormittavalla tehtävällä. Kenttäjohtaja soitti yksikölle ja pyysi kertomaan tapahtuneesta. Hän ei kysy: ”tarvitsetteko defusing-istuntoa”, vaan kuuntelee, ”haistelee” ja tekee arvion tilanteesta. Päätyy ratkaisuun, että defusing-istunto järjestetään.”
Miksi onnistuttiin: ”Kenttäjohtajan oli vilpitön halu tukea ensihoitajien työkykyisyyttä. Hän luoti omiin kykyihinsä arvioida ensihoitajien henkistä työkykyä ja arvioida tapahtuneesta seurannutta haitallista kuormitusta.”
Mitä opittiin: Kotouttamiskeskustelun koulutus järjestettiin kaikille kenttäjohtajille.
Missä onnistuttiin: ”A762, jossa potilaalle 10 vrk aiemmin tehty sektio, ja nyt alkanut gynekologinen verenvuoto. L4:llä oli erinomainen tilannekuva työvuorossa olevasta henkilöstöstä, sillä hän järjesti kohteeseen kätilön koulutuksen omaavan ensihoitajan. Ensihoitaja työskenteli korkeatasoisesti tehtävällä, joka oli haastavaa ainakin ensihoitolääkärille. Erinomaista, kansallisen standardin ylittävää, hoitoa potilaalle sekä maksimaalista resurssien käyttöä vaativalla ensihoitotehtävällä!”
Mitä opittiin: Ensihoitajien erityisosaaminen haluttiin tunnistaa ja kartoittaa jatkossa paremmin.
TEKSTI VEERA KAMAJA
KUVAT DIMITRI LISITSYN
